Tysiące teczek pracowniczych nie muszą oznaczać tysięcy papierowych problemów

HR Navigator jest firmą, która od 2011 roku świadczy usługi pracy tymczasowej, doradztwa personalnego oraz outsourcingu procesów w tym procesów kadrowo-płacowych (payroll). Dla swoich klientów rekrutuje pracowników z całej Polski, których nierzadko wysyła do pracy za granicę. Ogrom dokumentów związanych z rekrutacją oraz konieczność trzymania ich przez kilkadziesiąt lat sprawił, że firma zaczęła dosłownie „tonąć w papierach”.

– Mamy taką piwniczkę dedykowaną, która jest od podłogi do sufitu wypełniona aktami osobowymi jeszcze z czasów, gdy te dokumenty były generowane w formie papierowej – mówi Beata Siadek, właścicielka HR Navigator – w takiej firmie jak nasza, w skali roku jest generowane od kilku do kilkunastu tysięcy teczek osobowych. I są to dokumenty, które zgodnie z obowiązującymi przepisami i mamy obowiązek przechowywać przez kilkadziesiąt lat.

Pozbycie się papierowych dokumentów na rzecz ich cyfrowych odpowiedników to poza odzyskanym czasem dotąd przeznaczanym na czynności czysto administracyjne, jeszcze więcej korzyści:

HR Navigator jako Agencja Pracy Tymczasowej ma obowiązek przedkładania wszystkich dokumentów związanych z zatrudnieniem pracownika, po pierwsze swoim klientom, czyli pracodawcom, którzy mogą zażyczyć sobie dostępu do wszystkich dokumentów pracowniczych jakie są wygenerowane w trakcie zatrudnienia. A dodatkowo jako agencja, która oddelegowuje pracowników do pracy na teren Niemiec, musi przestrzegać również tamtejszego porządku prawnego.

Niemieckie przepisy mówią o tym, że te teczki osobowe powinny być przechowywane w kraju, w którym pracownik fizycznie pracuje. Natomiast na szczęście wprowadzono taką klauzulę, że mogą być one przechowywane również w wersji elektronicznej. Dla firmy takiej jak HR Navigator to duże ułatwienie, a jednocześnie kolejne wyzwanie.

–  RODO powoduje, że takie dokumenty muszą być w odpowiedni sposób zabezpieczone i nie jest tak, że każdy tam może mieć do nich dostęp, ale mogą to być tylko i wyłącznie osoby, które do tego zostały upoważnione. I DocuWare daje taką możliwość, czyli nadawanie odpowiednich uprawnień użytkownikom lub grupom użytkowników, którzy zyskują dostęp wyłącznie do tych dokumentów, do których dostęp mieć powinni. I które w momencie, kiedy jest taka potrzeba, mamy możliwość udostępnienia naszym partnerom biznesowym, bądź też poszczególnym urzędom, którzy chcą w takie dokumenty mieć wgląd. – wyjaśnia Beata Siadek._

• agencji pracy,

• firmy zatrudniającej 100+ osób

• firmy, w której jest duża rotacja pracowników,

• firmy z rozbudowaną strukturą

• działu HR pracującego na rozproszonej dokumentacji